CHECK IN … Een goede gewoonte

Hoe gaan de vergaderingen/opleidingen er in jouw bedrijf aan toe? Komt iedereen goed voorbereid en op tijd? Of komt men meestal 5 à 10 minuten te laat aangehold met de GSM nog aan het oor, laptop of dossiers onder de arm en de gedachten grotendeels op een andere “planeet”?

Indien je bevestigend antwoordde op de laatste vraag, dan is het volgende vast herkenbaar :
De vergadering/opleiding start want iedereen is er … maar zijn de deelnemers ook écht aanwezig ?
Zit hun hoofd niet vol met allerlei zaken, behalve datgene wat er hier en nu op de agenda staat?

CHECK-IN

Hoe goed het agendabeheer en timekeeping tijdens een vergadering/opleiding ook mag zijn, er gaat veel kostbare tijd verloren doordat deelnemers niet voluit aanwezig zijn :

  • Omdat niet iedereen ten volle bijdraagt door andere beslommeringen.
  • Omdat niet iedereen een “toegevoegde waarde” heeft bij deze bijeenkomst.
  • Omdat niet iedereen verbindend communiceert door opgekropte frustraties, stress, … .
  • Omdat er geen gevoel van verbondenheid is.

Een check-in is een goede manier om komaf te maken met boven vernoemde issues.
Tijdens de check-in pols je (kort!) naar de gemoedstoestand van de aanwezigen. Het is een moment om te delen en te dumpen ; een moment om verbondenheid te creëren.

ZEG HET MET BEELDEN

Een leuke manier om de check-in op gang te brengen is bijvoorbeeld aan de hand van foto’s/beelden die een gevoel weergeven : laat de deelnemers -op buikgevoel- een foto kiezen welke weergeeft in welke gemoedstoestand ze zijn.
Je kan kiezen voor een zogenaamde “tour de table” waarbij iedereen om beurt antwoordt maar het is leuker als je de check-in in “pop-corn” stijl laat verlopen.
Dit wil zeggen dat iedereen het woord neemt wanneer die voelt dat het zijn/haar moment is om te spreken.
Geef een tijdsindicatie mee en een introductievraag ; die kan klinken als : “Met welk gevoel ben je naar de meeting/opleiding gekomen? Hoe zit je er momenteel bij? Neem een foto die dit gevoel weergeeft.”

FUN

Afbeeldingen met grappige gezichtsuitdrukkingen van baby’s of dieren zijn een dankbaar werkinstrument … het zorgt meteen voor een beetje luchtigheid en fun! ?
Een dergelijke check-in is ook de ideale ijsbreker om te gebruiken in een groep die elkaar niet kent. Want geef toe : wie kan er nu met uitgestreken gezicht naar schattige baby- of dieren -plaatjes kijken ?
Ik in ieder geval niet !
Tijdens het voorbereiden van deze check-in foto’s kon ik de glimlach op mijn gezicht niet onderdrukken. En ook op de deelnemers van mijn workshops/opleidingen vallen als een blok voor deze “cuties” (Ik koos voor grappige baby face plaatjes…Smelt!).